Office Manager Studentenzaken Leuven – 60% (een tijdelijke uitbreiding tot 80% mogelijk)

Ingediend door evi.tilkens op wo, 09/16/2020 - 11:22
Office Manager Studentenzaken

Ben je een administratieve duizendpoot met een hart voor onderwijs? Sta je graag in nauw contact met studenten, docenten en andere medewerkers? Ben je flexibel en kan je op een klantgerichte manier een administratieve dienstverlening uitbouwen? Kan je vlot omgaan met digitale systemen? Werk je nauwkeurig en discreet, en neem je zowel individueel je verantwoordelijkheid als in teamverband? Zie je het zitten om enkele dagen per week ook ’s avonds te werken? Aarzel dan niet op deze vacature in te gaan!

We zoeken een office manager met standplaats Leuven. Het brede takenpakket omvat zowel onthaal, studentenadministratie, administratieve taken voor de graduaatsopleidingen en de eenheid, ondersteuning op het vlak van financiën en het organiseren van infodagen en andere evenementen.

Wat verwachten wij…

  • Je bent samen met twee collega’s verantwoordelijk voor de goede administratieve ondersteuning van studenten, docenten en andere medewerkers van de eenheid Oost-Brabant (HOB).
  • Je staat samen met je collega’s met een glimlach paraat aan het onthaal om vragen van (toekomstige) studenten correct, tijdig en servicegericht te beantwoorden. Je bezorgt hen de juiste informatie of contactpersonen.
  • Je beheert de lokale studentenadministratie: inschrijvingen uitvoeren en opvolgen, het examensecretariaat behartigen, roosters opstellen…
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor docenten of je diensthoofd met vragen rond financiën. Je staat in nauw contact met de diensten Financiën van EhB in Brussel die de ‘back office’ op zich nemen.
  • Je neemt administratieve taken op jou om de eenheid HOB, het diensthoofd en de opleidingen te ondersteunen, bv. verslaggeving van overlegmomenten, kopieerwerk, archiveren van documenten, …
  • Je kan je snel inwerken in nieuwe digitale tools.
  • Je bent medeverantwoordelijk voor een correcte invoer en nauwkeurige opvolging van gegevens in de studentendatabank.
  • Je werkt flexibel samen in teamverband om diverse bijkomende opdrachten volgens de noden tot een goed einde te brengen. Je bent bereid tot een flexibele uurregeling met avondpermanentie zodat het secretariaat ook voor de avondstudenten open is.

Binnen onze organisatie bieden we je graag een boeiende en afwisselende functie waarin je vertrouwen, autonomie en flexibiliteit krijgt om je job zinvol uit te bouwen en jezelf persoonlijk te ontwikkelen. We geloven sterk in vrijheid en openheid en zetten in op duurzaamheid en verantwoordelijkheid. Deze waarden zijn verankerd in onze missie en visie en worden weerspiegeld binnen de hele hogeschool. We verwachten van toekomstige collega’s dat ze onze missie, visie en waarden onderschrijven.

Erasmushogeschool Brussel biedt kwaliteitsvol onderwijs aan zo’n 6500 studenten in een 40-tal graduaats-, bachelor- en masteropleidingen. Geheel volgens onze humanistische missie streven we naar individuele ontplooiing voor iedereen, in vrijheid en wederzijds respect. We bieden je een boeiende, afwisselende job waar integriteit, vertrouwen, engagement, transparantie en autonomie centraal staan. Dit zijn geen loze woorden uit onze missie en visie maar kernwaarden die onze collega’s dagelijks toepassen. Jij binnenkort ook?

Als pluralistische instelling zetten we sterk in op diversiteit omarmen, jezelf permanent in vraag stellen en nieuwe inzichten verwerven. In al onze medewerkers vind je daarbij ook een flexibele, gemotiveerde instelling, een internationale mindset en de nodige IT-skills.

Toelatingsvoorwaarden

Je behaalde een diploma van Bachelor.
Je voldoet aan de voorwaarden van artikel V 106 en V 107 van de Codex Hoger Onderwijs.

Jouw profiel

Meer dan ooit zijn IT-skills voor online onderwijs een must, net als een goede beheersing van het Engels. Zo zetten we samen onze internationale ambitie kracht bij. Onverwachte wendingen zoals de coronacrisis scherpen je creatieve oplossingsgerichtheid aan. Je bent gemotiveerd om bij te leren en de hogeschool steunt jou en je team daar ook in.

Specifiek voor deze functie vragen we daarboven het volgende:

  • ICT - Je werkt graag met databanken en allerlei digitale tools. Kennis van het softwarepakket BAMAFLEX en/of SharePoint is een pluspunt. Ervaring in een gelijkwaardige functie en kennis van het hoger onderwijs zijn troeven. Je bent analytisch en werkt nauwkeurig.
  • Klantgericht – Je staat op een vlotte en klantgerichte manier klaar voor studenten, docenten en andere medewerkers. Je bent communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk.
  • Zelfstandig – Je kan je eigen taken proactief organiseren en komt afspraken binnen de gestelde deadlines na. Je bent stressbestendig en kan goed om met piekbelasting. Je werkt ook collegiaal samen in teamverband en bent flexibel op het vlak van taakverdeling met je directe collega’s.
  • Flexibel – Je standplaats is Leuven, maar je werkt ook flexibel samen met je collega’s in Diest en bent bereid daar deze collega te vervangen of versterking te bieden wanneer nodig. Je bent bereid om je uurrooster flexibel aan te passen volgens de noden.
  • Oplossingsgericht & Leergierig – Stelt zich een probleem? Dan deins je niet terug, maar zoek je uit hoe het op korte en lange termijn kan worden opgelost. Je ziet mogelijkheden om knelpunten om te zetten in verbeter- en vernieuwingsacties. Je leert snel bij en kan je vlot inwerken in een nieuwe omgeving en nieuwe applicaties.
  • Discreet – Je gaat integer om met vertrouwelijke gegevens.
Wij bieden
  • Aantrekkelijk loon – je wordt betaald binnen het barema 592 (B21), volgens je kwalificaties en ervaring. Meer uitleg over de salarisschalen kan je vinden via volgende link.
  • Loon naar ervaring - naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector, kunnen diensten uit de privésector verrekend worden via de nuttige beroepservaring. Eventuele toekenning gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.
  • Vakantie – je kan genieten van een gunstige verlofregeling; a rato van 40 dagen per jaar voor een voltijdse functie, bovendien kan je deze als administratieve kracht flexibel inplannen.
  • Flexibiliteit – glijdende werkuren en de mogelijkheid om te flexwerken.
  • Woon-werkverkeer – volledige terugbetaling van het openbaar vervoer en een fietsvergoeding.
  • Lerarenkaart – met een heleboel voordelen
Meer informatie

Is deze vacature je op het lijf geschreven, surf dan snel naar onze vacaturesite https://ses.ehb.be.

Solliciteren kan enkel digitaal via onze vacaturesite. Registreer je en voeg je cv, diploma, motivatiebrief en eventueel portfolio toe aan je profiel. Eenmaal je geregistreerd bent, dien je ook nog te solliciteren voor deze functie.
Sollicitaties die ons niet op tijd bereiken via onze site, kunnen we helaas niet aanvaarden. Let er dus op dat je alle stappen goed doorloopt. Na een geslaagde sollicitatie krijg je een bevestigingsmail.

Op 27/09/2020 wordt de vacature afgesloten. In de dagen daarop screenen we alle kandidaturen op basis van het dossier in SES. We willen als hogeschool in het superdiverse Brussel een weerspiegeling zijn van de maatschappij; daarom houden we bij de selectie van kandidaten enkel rekening met je diploma, vaardigheden en kwaliteiten. Je leeftijd, afkomst, geslacht, geloof … doen er niet toe.

Ben jij onze match, dan nodigt de selectiecommissie je uit voor een gesprek. Voor deze functie staat dit gepland donderdag 01/10/2020 vanaf 13u, houd hier alvast rekening mee in je agenda. Omwille van de coronacrisis kan je gesprek online doorgaan, meer informatie krijg je per mail wanneer je uitgenodigd wordt.

Vragen?

Heb je vragen over de inhoud van de functie dan kan je contact opnemen met diensthoofd Cynthia De Bruycker +32 498 57 22 34 – cynthia.de.bruycker@ehb.be.
Heb je administratieve vragen dan kan je terecht bij de personeelsdienst via ses@ehb.be

Details

Referentienummer
HOB/2021/CON/02
Volume
Wij bieden alvast een contract aan voor 60% . Daar kan tijdelijk 20% bijkomen.
Type vacature
Administratief technisch personeel
Aard tewerkstelling
Contractueel bediende
Vereist niveau
Bachelor
Departement
HOB
Duur
-
Afsluitdatum