U bent hier

Hoe werk ik mijn docent niet op de zenuwen met mijn mail?

Of veel studenten zich die vraag stellen, laten we in het midden, maar in ieder geval heeft EhB op een rijtje gezet hoe je correct mailt. Omdat we aan het begin van het academiejaar staan is dit het perfecte moment om de regels duidelijk te stellen. Samen met het Huis van het Nederlands hebben we de 10 belangrijkste tips samengebracht.

Uiteraard ook interessante lectuur voor niet-studenten!

1.   Overweeg of e-mail het beste middel is

Een e-mail sturen is gemakkelijk en snel. Toch is het niet altijd het beste middel voor je doel! Denk twee keer na als je:

  • Een gemaakte afspraak wil afzeggen. Dat doe je beter telefonisch, zeker als het op het allerlaatste moment gebeurt!
  • Heel veel vragen hebt. Misschien maak je dan beter een persoonlijke afspraak.
  • Een gevoelige kwestie moet aankaarten. Soms is non-verbale communicatie een absolute noodzaak en is een gesprek dus vereist.

2.   Identificeer jezelf

  • Gebruik voor je correspondentie met de hogeschool altijd je EhB-adres.
  • Situeer jezelf ook. Geef bijvoorbeeld onder je naam, bij de ondertekening, informatie over jezelf (je opleiding, je studiejaar).
  • Je kan je e-mail ook beginnen met wat informatie over jezelf. Dat doe je als je vermoedt dat je bij de ontvanger relatief onbekend bent.

3.   Wees vriendelijk en beleefd

E-mail is snel en gemakkelijk. Elementaire beleefdheid wordt daardoor vaak over het hoofd gezien en dat wordt als storend ervaren.

  • Wees je ervan bewust dat je e-mail bij een échte persoon aankomt. Hoe zou je je vraag of mededeling formuleren als hij of zij voor je stond?
  • Formuleer je e-mail op een vriendelijke manier. Wees niet te kort van stof en bedank al op voorhand als je iets vraagt of nodig hebt.
  • Bij elementaire beleefdheid hoort ook een vriendelijke aanspreking en groet op het einde. Gebruik ook de naam van de ontvanger als je die kent.

4.   Kies een veelzeggend onderwerp

Sommige mensen krijgen elke dag honderden e-mails in hun mailbox. Docenten zien zo veel studenten en zullen niet meteen bij het zien van jouw naam weten waarom je hen e-mailt. Als je de context niet situeert, bestaat de kans dat je e-mail niet (of niet onmiddellijk) wordt gelezen. Context situeren doe je door altijd een onderwerp toe te voegen. Zorg wel voor een concreet onderwerp! Let bijvoorbeeld op met ‘Vraagje’, ‘Mededeling’, ‘Uitnodiging’, …

5.   Kies de gepaste stijl en toon

De stijl waarin je een e-mail schrijft, hangt af van de relatie die je hebt met de ontvanger, van de inhoud en van de voorgeschiedenis van het bericht (is het een nieuw bericht of al een tweede reply). Een e-mail naar een studiegenoot schrijf je in een andere stijl dan een naar een docent. Hou de volgende stijlvoorschriften in het achterhoofd:

  • Let op met ‘je’ en ‘jou’. Ongevraagd tutoyeren komt onbeleefd over. Neem dus geen risico’s en gebruik u en uw als je de ontvanger niet zo goed kent.
  • Schrijf in een neutrale stijl. Niet te joviaal en te familiair, maar ook niet te omslachtig en archaïsch.

6.   Geef genoeg informatie, maar ook niet te veel

E-mail is een snel medium. Je hoeft niet alle details ‘op papier’ te zetten, want de ontvanger kan onmiddellijk meer uitleg vragen als er iets niet duidelijk is. Let wel op:

  • Vermijd onnodig heen-en-weer mailen. Denk dus goed na naar wie je de e-mail stuurt en waarom voor je op ‘verzenden’ klikt. Heb je alle nodige informatie gegeven?
  • KISS: Keep It Short en Simple! Vermijd grote lappen tekst en lange paragrafen en zinnen. Wees beknopt, maar niet cryptisch. Sms-taal is niet oké!
  • Te veel afkortingen werken verwarrend voor de lezer. Gebruik enkel gestandaardiseerde afkortingen.

7.   Stuur nooit alleen een bijlage

Niets zo ergerlijk voor een docent als een e-mail krijgen zonder onderwerp, zonder bericht, met enkel een bijlage die de bestandsnaam ‘PGO.doc’ heeft. Hij moet als een detective op zoek: wie heeft dit bestand doorgestuurd, waarom, wat moet ik ermee doen? Meestal heeft een docent die tijd niet en zal je e-mail blijven liggen. Daarom:

  • Stuur nooit alleen een bijlage, maar stel een e-mail op zoals je dat normaal doet (beleefd, met begroeting, …).
  • Vernoem de bijlagen die je meestuurt ook in je e-mail en leg kort uit wat er in de bijlage staat.

8.   Lees je e-mails altijd na

  • Let bij een e-mail op het correcte gebruik van spelling en grammatica. Besef goed dat de meeste lectoren, directies, mentoren, externe partners, … zeer gevoelig zijn voor schrijffouten. Die kunnen tot ergernis leiden bij de ontvanger en laten een onprofessionele indruk na.
  • Check ook of je inderdaad schreef wat je bedoelde. Stel je eens in de plaats van de ontvanger: wat zou jouw reactie zijn als je deze e-mail kreeg?

9.   Structureer je boodschap

Tekst op papier lees je op een andere manier dan tekst op een scherm. Denk daaraan als je een e-mail opstelt:

  • Verdeel je tekst in korte, duidelijk afgebakende alinea’s. Gebruik hiervoor witregels.
  • Gebruik aparte alinea’s voor verschillende stukken informatie.
  • Kom na een inleidend zinnetje snel ter zaken.
  • Maak je tekst niet te lang.

10.    Wees niet lui of nonchalant

Als je een e-mail stuurt naar docenten, lectoren, stagebeleiders of ander externen wil je professioneel overkomen! Daarom de volgende aandachtspunten:

  • Gebruik geen emoticons. Je weet niet of de geadresseerde dit wel kan waarderen.
  • Let op met vaste handtekeningen, bijvoorbeeld als je een e-mail verstuurt van op je smartphone of tablet. Je maakt zo niet altijd een goede indruk.

Bestand

Thema

Departement

Deel dit artikel